Een sportclub bewaart veel persoonsgegevens: namen, adressen, geboortedata, soms medische bijzonderheden en voor trainers een verklaring omtrent het gedrag. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt ook voor verenigingen die volledig door vrijwilligers worden gerund. Vijf dingen om aan te denken. Dit is geen juridisch advies; voor je eigen situatie kun je terecht bij je sportbond of de Autoriteit Persoonsgegevens.
1. Weet welke gegevens je bewaart en waarom
Leg vast welke gegevens je club bijhoudt, waarvoor je ze gebruikt en hoe lang je ze bewaart. Bewaar niet meer dan je nodig hebt.
2. Geef alleen toegang aan wie het nodig heeft
Een trainer hoeft geen bankgegevens te zien en een vrijwilliger achter de bar geen medische informatie. In Grip op Sport stel je per groep in wie wat mag zien en doen.
3. Bewaar gevoelige documenten extra veilig
Documenten zoals een verklaring omtrent het gedrag horen niet in een gedeelde map of een mailbox. In Grip op Sport worden ze versleuteld opgeslagen en wordt bijgehouden wie een document heeft ingezien.
4. Maak afspraken met je leveranciers
Gebruik je software of een dienst die persoonsgegevens voor je club bewaart, dan leg je in een verwerkersovereenkomst vast wat die leverancier wel en niet met de gegevens mag doen.
5. Ruim op wat je niet meer nodig hebt
Gegevens van oud-leden en verlopen documenten hoeven niet eeuwig bewaard te blijven. Spreek een termijn af en ruim daarna op. Wat in Grip op Sport verwijderd wordt, gaat eerst naar een prullenbak, zodat een vergissing te herstellen is.
Lees ook hoe Grip op Sport omgaat met veiligheid en privacy.
Zien hoe dit werkt voor jouw club?
Plan een demo. We laten het zien met een voorbeeldclub en kijken samen wat jouw club nodig heeft.