Ein Sportverein speichert viele personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Geburtsdaten, manchmal medizinische Besonderheiten und bei Trainern ein Führungszeugnis. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt auch für Vereine, die vollständig von Ehrenamtlichen geführt werden. Fünf Dinge, an die Sie denken sollten. Dies ist keine Rechtsberatung; für Ihre eigene Situation wenden Sie sich an Ihren Sportverband oder Ihre Datenschutzbehörde.
1. Wissen, welche Daten Sie speichern und warum
Halten Sie fest, welche Daten Ihr Verein führt, wofür Sie sie verwenden und wie lange Sie sie aufbewahren. Speichern Sie nicht mehr als nötig.
2. Zugang nur für diejenigen, die ihn brauchen
Ein Trainer muss keine Bankdaten sehen und eine Ehrenamtliche an der Theke keine medizinischen Informationen. In Grip op Sport legen Sie pro Gruppe fest, wer was sehen und tun darf.
3. Sensible Dokumente besonders sicher aufbewahren
Dokumente wie ein Führungszeugnis gehören nicht in einen geteilten Ordner oder ein Postfach. In Grip op Sport werden sie verschlüsselt gespeichert, und es wird festgehalten, wer ein Dokument eingesehen hat.
4. Vereinbarungen mit Ihren Dienstleistern treffen
Nutzen Sie Software oder einen Dienst, der personenbezogene Daten für Ihren Verein speichert, regeln Sie in einem Auftragsverarbeitungsvertrag, was dieser Dienstleister mit den Daten tun darf und was nicht.
5. Aufräumen, was Sie nicht mehr brauchen
Daten ehemaliger Mitglieder und abgelaufene Dokumente müssen nicht ewig aufbewahrt werden. Legen Sie eine Frist fest und räumen Sie danach auf. Was in Grip op Sport gelöscht wird, landet zuerst in einem Papierkorb, sodass sich ein Versehen rückgängig machen lässt.
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