Un club deportivo guarda muchos datos personales: nombres, direcciones, fechas de nacimiento, a veces información médica y, en el caso de los entrenadores, un certificado de antecedentes. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) también se aplica a los clubes gestionados íntegramente por voluntarios. Cinco cosas a tener en cuenta. Esto no es asesoramiento jurídico; para tu situación concreta puedes acudir a tu federación deportiva o a la autoridad de protección de datos.
1. Saber qué datos guardas y por qué
Anota qué datos guarda tu club, para qué los usas y cuánto tiempo los conservas. No guardes más de lo necesario.
2. Dar acceso solo a quien lo necesita
Un entrenador no necesita ver datos bancarios, ni un voluntario de la barra información médica. En Grip op Sport configuras por grupo quién puede ver y hacer qué.
3. Guardar los documentos sensibles con especial seguridad
Documentos como el certificado de antecedentes no deben estar en una carpeta compartida ni en un buzón de correo. En Grip op Sport se guardan cifrados y se registra quién ha consultado un documento.
4. Llegar a acuerdos con tus proveedores
Si usas un software o un servicio que guarda datos personales para tu club, fijas en un contrato de encargado del tratamiento qué puede y qué no puede hacer ese proveedor con los datos.
5. Eliminar lo que ya no necesitas
Los datos de antiguos socios y los documentos caducados no tienen por qué guardarse para siempre. Acordad un plazo y haced limpieza después. Lo que se borra en Grip op Sport va primero a una papelera, así que un error se puede deshacer.
Lee también cómo trata Grip op Sport la seguridad y la privacidad.
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