Klub sportowy przechowuje wiele danych osobowych: imiona i nazwiska, adresy, daty urodzenia, czasem informacje medyczne, a w przypadku trenerów zaświadczenie o niekaralności. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) dotyczy także klubów prowadzonych w całości przez wolontariuszy. Pięć rzeczy, o których warto pamiętać. To nie jest porada prawna; w swojej sytuacji możesz zwrócić się do związku sportowego lub organu ochrony danych.
1. Wiedz, jakie dane przechowujesz i dlaczego
Zapisz, jakie dane prowadzi Twój klub, do czego ich używasz i jak długo je przechowujesz. Nie przechowuj więcej, niż potrzebujesz.
2. Dawaj dostęp tylko tym, którzy go potrzebują
Trener nie musi widzieć danych bankowych, a wolontariusz w barze informacji medycznych. W Grip op Sport ustawiasz dla każdej grupy, kto co może widzieć i robić.
3. Przechowuj dokumenty wrażliwe szczególnie bezpiecznie
Dokumenty takie jak zaświadczenie o niekaralności nie powinny trafiać do wspólnego folderu ani skrzynki pocztowej. W Grip op Sport są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i rejestruje się, kto przeglądał dokument.
4. Zawrzyj umowy z dostawcami
Jeśli korzystasz z oprogramowania lub usługi, która przechowuje dane osobowe dla Twojego klubu, w umowie powierzenia przetwarzania danych określasz, co dostawca może, a czego nie może robić z danymi.
5. Usuwaj to, czego już nie potrzebujesz
Danych byłych członków i wygasłych dokumentów nie trzeba przechowywać w nieskończoność. Ustalcie termin i potem posprzątajcie. To, co zostanie usunięte w Grip op Sport, trafia najpierw do kosza, więc pomyłkę można naprawić.
Przeczytaj też, jak Grip op Sport dba o bezpieczeństwo i prywatność.
Chcesz zobaczyć, jak to działa w Twoim klubie?
Umów prezentację. Pokażemy to na przykładowym klubie i razem sprawdzimy, czego potrzebuje Twój klub.