Un club sportif conserve beaucoup de données personnelles : noms, adresses, dates de naissance, parfois des informations médicales et, pour les entraîneurs, un extrait de casier judiciaire. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique aussi aux clubs entièrement gérés par des bénévoles. Cinq points à garder en tête. Ceci n'est pas un conseil juridique ; pour votre situation, adressez-vous à votre fédération sportive ou à votre autorité de protection des données.
1. Savoir quelles données vous conservez et pourquoi
Notez quelles données votre club conserve, à quoi elles servent et combien de temps vous les gardez. Ne conservez pas plus que nécessaire.
2. Donner accès uniquement à ceux qui en ont besoin
Un entraîneur n'a pas besoin de voir les coordonnées bancaires, ni un bénévole au bar les informations médicales. Dans Grip op Sport, vous réglez par groupe qui peut voir et faire quoi.
3. Conserver les documents sensibles en sécurité
Les documents comme un extrait de casier judiciaire n'ont pas leur place dans un dossier partagé ou une boîte mail. Dans Grip op Sport, ils sont stockés chiffrés et on garde une trace de qui a consulté un document.
4. Conclure des accords avec vos fournisseurs
Si vous utilisez un logiciel ou un service qui conserve des données personnelles pour votre club, vous fixez dans un accord de sous-traitance ce que ce fournisseur peut faire ou non avec les données.
5. Supprimer ce dont vous n'avez plus besoin
Les données des anciens membres et les documents expirés n'ont pas à être conservés éternellement. Convenez d'un délai et faites le ménage ensuite. Ce qui est supprimé dans Grip op Sport va d'abord dans une corbeille, de sorte qu'une erreur peut être réparée.
Lisez aussi comment Grip op Sport gère la sécurité et la confidentialité.
Voir comment cela fonctionne pour votre club ?
Demandez une démo. Nous le montrons à l'aide d'un club d'exemple et voyons ensemble ce dont votre club a besoin.